Offres d'emplois

Secrétaire d’école

Date de publication

20 janvier 2023

Nom de l’entreprise

Le Centre de services scolaire de la Vallée-des-Tisserands (CSSVT)

Site web
https://cssvt.gouv.qc.ca/
Information sur l’entreprise

Le Centre de services scolaire de la Vallée-des-Tisserands (CSSVT) dessert une population de plus de 90 000 personnes qui habitent un
vaste territoire situé à l’extrémité ouest de la Montérégie. Il dispense des services éducatifs à près de 10 000 élèves, jeunes et adultes. Il
emploie près de 2 000 personnes réparties dans plus de 30 écoles et centres, leurs points de service et un centre administratif. Son budget
annuel approche 130 M$. Il assure au sein de sa communauté la promotion des valeurs de bienveillance, de collaboration, de confiance et decourage. Il partage une vision avec sa communauté scolaire dont les artisans tissent des liens forts et ont un but commun : accroître la réussite et développer le plein potentiel de chaque élève, jeune ou adulte. Il s’est de plus inscrit, avec l’adoption de son Plan d’engagement vers la réussite en 2018, dans une démarche d’amélioration continue dans l’ensemble de ses sphères d’activité.

Description du poste (fichier)
CSSVT-1494 Secrétaire d'école Patriotes-de-Beauharnois
Information sur le poste

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois
consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

 

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme
aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les
échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend
connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes
concernées.
Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de
sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux
problèmes qui lui sont signalés.
Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les
soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures,
des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille
les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités
budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande,
réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.
Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres
de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations
ont été effectuées.
Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit
au remplacement du personnel absent.
Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du
personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport
scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.
Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux
parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la
mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance
d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports
requis.
Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives
relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation
du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés
aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier,
recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout
à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la
personne concernée.
Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon
les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de
compte rendu ou de procès-verbal.
Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de
classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs
et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter
une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel
de soutien.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Horaire de travail

35 heures/semaine
Du lundi au vendredi de 7 h 45 à 11 h 45 et 12 h 45 à 15 h 45

Exigences

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire
d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience
pertinente.

Autres exigences :

• Connaissances en bureautique;
• Connaissances en comptabilité;
• Connaissances du logiciel Excel et Word ;
• Réussite du test de français maison ou SEL

Pose ta candidature

Comment postuler

Toute personne intéressée est priée de soumettre sa candidature, incluant une
lettre de motivation ainsi qu’un curriculum vitae, auprès des :

Services des ressources humaines
Centre de services scolaire de la Vallée-des-Tisserands
630, rue Ellice, Beauharnois (Québec) J6N 3S1
Courriel : recrutement@cssvt.gouv.qc.ca

Toutes les candidatures seront traitées confidentiellement, mais nous ne
communiquerons qu’avec les personnes retenues.